Om miljöledningssystem

Vad innebär ett miljöledningssystem? 

Miljöledningssystem är ett verktyg som hjälper företag och organisationer att organisera och integrera miljöarbetet genom dokumenterade arbetsprocesser och miljömål. Ett miljöledningssystem utgår från miljöpolicys och stödjer verksamheten att ta hänsyn till miljöarbetet i planeringsarbete, genomförande, uppföljning och förbättring av verksamheten.

Det kan ses som ett företags bevis för det kontinuerliga arbetet som utförs för att minimera miljöpåverkan verksamheten har på sin omgivning. Vidare kan det ge ett helhetsperspektiv som gör det lättare att identifiera de aspekter i verksamheten som har störst miljöpåverkan och därmed ge möjlighet att fokusera på att förbättra just dessa områden.

Vad ska ett miljöledningssystem innehålla?

Certifieringen ISO 14001 fastställer hur ett miljöledningssystem ska konstrueras och vilka funktioner som ska finnas. ISO 14001 ingår i serien ISO 1400 som tar hand om miljöledning. Syftet med certifieringen ISO 14001 är att stödja organisationer, myndigheter och verksamheter att minimera arbetsprocessens negativa påverkan på miljön.  

Ett miljöledningssystem ska innehålla en grundläggande policy, mål som är fastställda med tid i en handlingsplan samt en uppföljning av miljöarbetet. Mer konkret bör ett miljöledningssystem innehålla information kring verksamhetens åtgärder för att minska sin negativa påverkan på miljön. Samtidigt är det lika viktigt att också frekvent arbeta för att blir bättre. Det betyder att i processen inte enbart fokusera på att optimera processerna utan att också identifiera de risker, möjligheter och styrkor som finns. Det är utifrån detta tänk det skapas ett mer hållbart arbete för miljön.

Ett miljöledningssystem är ett fördelaktigt verktyg för att kunna bedriva organisationens miljöarbete. Med hjälp av ett miljöledningssystem kan både möjligheter och risker identifieras utifrån ett miljöperspektiv samt säkerställa att verksamhetens miljökrav uppfylls. Det gör det enklare för alla att delta och ta sitt ansvar och bidra till en mer hållbar framtid.   

Hur fungerar ett miljöledningssystem?

Hur ett sådant system ser ut, skiljer sig däremot beroende på vilken typ av verksamhet som bedrivs och om det finns något specifikt krav på att ett visst ledningssystem ska implementeras. Det som genomsyrar alla system är att de ska bidra till en konstant förbättringsprocess som kan ses som en livscykel i en verksamhets miljöarbete. Livscykeln består av först planering utav miljöarbetet, därefter genomförande av miljöarbetet, sedan utvärdering och granskning av det som genomförts och till sist förbättring av miljöarbetet. Livscykeln startas sedan om igen med ny planering, genomförande, kontroll och förbättring.

Statliga myndigheter och miljöledningssystem

I Sverige är det förpliktigade för statliga myndigheter att implementera ett miljöledningssystem. Detta regleras i förordningen om miljöledning i statliga myndigheter. Ett sådant ledningssystem innebär bland annat krav på miljöutredningar, miljöpolicy, miljömål, miljörevisioner och rapporter. Varje år ska myndigheterna redovisa sitt miljöledningsarbete till Naturvårdsverket. Naturvårdsverket sammanfattar sedan varje år myndigheternas årliga redovisningar.

De vanligaste miljöledningssystemen är i enlighet med ISO 14001 och Emas, där Emas är en EU-förordning som ställer nästan samma krav på ett ledningssystem som ISO 14001. För att bli Emas-registrerat måste ett företag eller organisation ha en miljöredovisning som har granskats av en oberoende revisor. Gemensamt för dessa två system är att de är frivilliga för företag och organisationer att implementera.

Svensk Miljöbas, är en annan standard, som bygger på en del utav de krav som ISO 14001 och Emas har, men med lägre krav på dokumentstyrning, avvikelsehantering och rutiner och med mer fokus på framsteg inom förbättringsarbetet och vidareutbildning inom miljöfrågor för medarbetarna i verksamheten. Denna standard brukar passa bättre för mindre företag. Det är även möjligt att skapa ett ledningssystem utefter helt egna kriterier, vilket en del företag och organisationer gör.

Vad är syftet med ett miljöledningssystem?

Huvudsyftet med att införa ett miljöledningssystem bör därmed vara att företaget vill minska den miljöpåverkan verksamheten har på sin omgivning. Ett sådant ledningssystem bör därmed innehålla information om hur verksamheten kan åtgärda negativa miljöaspekter och hur arbetet ska förbättras.

Den bör vidare belysa de allra viktigaste områden som verksamheten påverkar miljön och även berätta hur företaget eller organisationen följer gällande miljölagstiftning. Det kan vara konkurrensmässigt bra att framstå som ett företag som engagerar sig i miljöfrågor och profilera sig som ett företag som driver en hållbar verksamhet. En utmaning i detta är många gånger att hitta en väg som är både hållbar och samtidigt kostnadseffektiv för verksamheten.

Hur kommer man igång med ett miljöledningssystem?

Det kan ibland vara svårt att veta hur ens organisation eller verksamhet ska gå tillväga för att komma igång och påbörja arbetet med sitt miljöledningssystem. Här nedan kommer fem punkter som kan underlätta i en start. 

Klargör ett behov och syfte: Det är viktigt att innan arbetet med miljöledningssystemet tydliggöra vad syftet är. Som tidigare nämnts i artikeln är det stora syftet med ett miljöledningssystem att stödja ett systematiskt miljöarbete. Miljöperspektivet måste prägla ens arbete och vara ett tydligt fokusområde för alla engagerade. 

Involvera ledning: Det är viktigt att få med sig och involvera ledningen i arbetets start. För att ledningen ska kunna använda miljöledningssystemet för framtida ledning, planering, styrning och uppföljning av miljökrav är deras engagemang nödvändig.  

Engagera människor från olika avdelningar: Det är värdefullt att få med sig människor som har mycket kunskap om verksamhetens processer och aktiviteter i arbetet av ett miljöledningssystem. Engagera representativa medarbetare från organisations alla avdelningar. 

Inled arbetet med hjälp av workshops: Ta hjälp av varandra och era egna idéer, värdefulla kunskap och input. Workshops är vanligtvis en effektiv variant som skapar utrymme för organisationens alla medlemmar att få diskutera och ifrågasätta organisationens nuvarande arbetssätt. Har vi miljöaspekter i åtanke under processen? Utför vi vårt arbete effektivt? Hur kan vi förbättra vårt arbete? Alla frågor bidrar till ett resultat i att tillsammans inom organisationen identifiera områden att utveckla. 

Systematisk beskrivning av verksamheten: Försök att visualisera och skapa en så tydlig bild av er verksamhet, myndighet eller organisation som möjligt. När ni tillsammans också tar fram organisationens tydligaste huvud- och delprocesser blir helhetsbilden för er ännu mer tydlig. Det innebär att verksamhetens förbättringsområden blir alltmer tydligare.  

Med hjälp av ovanstående steg i er kartläggning kommer arbetet med framtagning av ett miljöledningssystem både att effektiviseras och underlättas. Med ert framtida miljöledningssystem kommer också identifieringen av avvikelser eller förbättringsområden att underlättas.