Ledningssystem

Ledningssystem hjälper företag och organisationer att kontrollera och utvärdera deras verksamhet. Det ger också möjlighet att planera och förbättra arbetet genom att dokumentera hur verksamheten fungerar, systematisera arbetet och sedan sätta upp långsiktiga mål för att förbättra processerna. En annan viktig fördel med ett ledningssystem är att det bidrar till öppenhet och medverkar till lärande inom verksamheten. Det kan liknas med en verksamhets policy som förklarar hur arbetsprocesserna reellt ser ut men även hur de önskar att dessa ska förändras.

Vilka olika typer av ledningssystem finns det?

De vanligaste typerna av ledningssystem är miljöledningssystem, kvalitetsledningssystem, ledningssystem för informationssäkerhet och integrerat ledningssystem, där flera ledningssystem samordnas i en gemensam struktur. Hos oss kan ni läsa mer om både miljöledningssystem och kvalitetsledningssystem.

• Miljöledningssystem, ofta enligt ISO 14001
• Kvalitetsledningssystem, ofta enligt ISO 9001
• Ledningssystem för informationssäkerhet, ofta enligt ISO 27001
• Integrerat ledningssystem, när flera ledningssystem samordnas i en gemensam struktur

Minskad risk och bevis på lagefterlevnad

Genom att skapa ett ledningssystem minimerar verksamheten risken för att något inte blir utfört eller helt glöms bort. Det är även företagets egenkontroll och bevis för att de uppfyller de lagkrav som finns. En fallgrop kan dock vara att ett ledningssystem blir alltför detaljrikt och därmed riskerar att förlora den mänskliga förankringen. Det är nämligen viktigt att medarbetarna i en verksamhet ska kunna känna igen sig i arbetsprocesserna och därmed öppna upp för idéer till förbättringar.

Ledningssystem för systematiskt kvalitetsarbete inom vård och omsorg

Vårdgivare och verksamheter inom socialtjänsten har ett särskilt krav på sig. Enligt Socialstyrelsens föreskrift SOSFS 2011:9 ska de ha ett ledningssystem för systematiskt kvalitetsarbete som säkerställer god kvalitet och patientsäkerhet. Kraven gäller bland annat riskanalys, egenkontroll och hantering av avvikelser. Hos oss kan ni bevaka lagar och föreskrifter inom hälso- och sjukvård som en del av era laglistor.

Anpassat efter internationella standarder

Idag kan företag och organisationer få hjälp med att utforma ett ledningssystem som passar dem och deras behov utifrån många av de internationella standarder som finns. Målet är att försöka ge en så korrekt bild som möjligt av verksamheten och hur den bedrivs för att kunna tillgodose de behov som efterfrågas både idag och i framtiden. Det handlar därmed inte bara om de personer och den kompetens som ett företag besitter utan även allt runtomkring, såsom:

• Lokaler
• Tillgänglighet
• Utrustning, med mera

Ju bättre ledningssystemet speglar verkligheten, desto lättare blir det för ledningen att besluta om olika processer och förändringar för verksamheten. En ISO-certifiering, till exempel enligt ISO 9001, är ett sätt att få bekräftat av en oberoende part att ledningssystemet uppfyller en erkänd standard. Läs mer om ISO-certifiering.

Samordning när flera ledningssystem finns

Ett sådant system gör det även lättare att styra om olika arbetsuppgifter och öka förståelsen för de olika avdelningarna i ett företag eller organisation. Har ett företag flera olika ledningssystem bör dessa samordnas så att målsättningar i de olika systemen inte krockar med varandra och så att dubbelarbete minimeras. Det här kallas ofta för ett integrerat ledningssystem.