Vad är en internrevision?
Internrevision är en kritisk granskningsprocess utförd av kvalificerade medarbetare inom organisationen för att säkerställa att alla operativa och administrativa processer inte bara är effektiva utan också i linje med organisationens mål och regelverk.
Internrevision innebär att man arbetar systematiskt med att granska och förbättra organisationens arbetssätt och processer för att säkerställa att verksamhetens rutiner följs och utvecklas på ett bra sätt.
En internrevision ger en direkt bild av hur verksamheten ser ut vid en specifik tidpunkt, men det är viktigt att komma ihåg att en sådan granskning inte visar hela sanningen. Syftet med internrevisionen är att revisionen ska bidra till att förbättra verksamhetens kontroll och styrning, samt ge ledningen möjlighet att hitta vägar till förbättring och effektivisering av arbetet och de mål som är upprättade. Det är ledningens verktyg för att kontrollera att verksamheten drivs enligt beslutade mål, ledningssystem och styrdokument. Internrevision är viktig för både företag och organisationer, oavsett storlek, eftersom den hjälper till att säkerställa att organisationen uppfyller krav och standarder.
Resultatet av en internrevision används som beslutsunderlag för ledningen och fungerar som ett viktigt verktyg för att hitta vägar till ständig förbättring och effektivisering av arbetet. Revisionen kan hjälpa ledningen att identifiera bra sätt att förbättra verksamheten och stärka intern kontroll.
Det finns olika sätt att genomföra internrevision och det är viktigt att kunna anpassa revisionen efter organisationens behov. Internrevision får sin styrka genom att vara oberoende och objektiv.
Varför genomförs internrevisioner?
Den viktigaste orsaken till att genomföra interna revisioner är att förbättra verksamhetens processer och kontroll genom att se över rutiner och processer för att sedan jämföra dem med hur de efterlevs i verksamheten. Syftet är att säkerställa att processer, rutiner och andra styrdokument fungerar som tänkt och, om nödvändigt, justera dem för att förbättra verksamhetens kvalitet.
Internrevisioner kan hjälpa företag och organisationer att identifiera förbättringsområden genom att granska processer på olika sätt. Genom att analysera både interna rutiner och arbetsflöden kan revisionen bidra till att förbättra styrning och effektivitet.
Internrevisioner är också viktiga för ledningen, eftersom resultaten används för att se till att verksamheten styrs enligt beslutade riktlinjer och för att driva det ständiga förbättringsarbetet. Revisionen ska utföras på ett sätt som säkerställer objektivitet och kvalitet.
För organisationer med krav på ISO-certifiering är frekventa internrevisioner nödvändiga. Dessa revisioner jämför systemets processer, rutiner och riktlinjer med faktiska förhållanden i verksamheten enligt ISO-kraven. Det finns standarder som hjälper organisationer att kunna uppfylla kraven genom internrevision.
Organisationer med ledningssystem enligt följande standarder måste genomföra internrevisioner:
- ISO 9001 - Kvalitetsledningssystem
- ISO 14001 - Miljöledningssystem
- ISO 45001 - Arbetsmiljöledningssystem
- ISO 19011 - Vägledning för revisioner
Både små och stora företag och organisationer får nytta av internrevision och det är en viktig del av verksamhetens utveckling.
Vem utför internrevisionen?
Många medarbetare besitter unik kunskap om verksamheten som externa revisorer saknar, vilket gör att internrevisioner ofta utförs av interna medarbetare som arbetar oberoende för att säkerställa objektivitet.
Internrevisorer behöver kunna använda olika arbetssätt för att anpassa revisionen till organisationens behov.
Nackdelen med att använda interna medarbetare är risken för bristande objektivitet. För att minimera denna risk bör medarbetare från olika avdelningar och nivåer involveras i revisionen. Ett alternativ är att anlita externa specialister för att öka objektiviteten.
Internrevisorer bör ha gedigen erfarenhet av branschen och vara insatta i relevanta lagkrav och standarder. Certifieringar kan vara nödvändiga för att säkerställa att revisionerna utförs professionellt. Certifierade internrevisorer får dessutom en bättre förståelse för hur revisionen ska utföras på ett oberoende sätt.
Hur kan en internrevision gå till?
Det finns olika sätt att genomföra en internrevision. Internrevisionen börjar med en granskning av dokumentation, exempelvis rutiner, policyer och protokoll. Internrevisorn intervjuar sedan ansvariga personer för det granskade området för att avgöra om verkligheten stämmer överens med dokumentationen.
Genom sitt arbetssätt kan internrevisorn få bättre kontroll över processerna och säkerställa att revisionen leder till förbättringar.
Frågorna som ställs varierar beroende på de områden som granskas. Revisionen får bäst resultat när den utförs på ett strukturerat sätt, där fokus ligger på förbättringar snarare än brister. Om ansvariga personer upplever att de blir kritiserade kan de gå i försvar, vilket försvårar identifiering av brister.
Vad händer efter internrevisionen?
Resultatet sammanfattas i en rapport som beskriver nuläget, eventuella avvikelser och rekommenderade åtgärder.
Rapporten finns till för att hjälpa organisationen att förbättra sina interna processer och kontroll, vilket är en viktig del i att säkerställa verksamhetens kvalitet och utveckling.
För att maximera nyttan av revisionen är det viktigt att organisationens medarbetare är engagerad och förstår syftet med granskningen, samt att uppföljningen av internrevisionen leder till konkreta förbättringar.
Andra aspekter att tänka på
Internrevision är viktig för både företag och organisationer, oavsett storlek, eftersom den bidrar till att säkerställa att verksamhetens processer och rutiner följs och utvecklas.
Större företag genomför oftare internrevisioner, eftersom de lägger stor vikt vid styrning och riskhantering. Mindre företag har ofta en mer direkt översikt av sina arbetsprocesser, men för ISO-certifierade verksamheter är internrevisioner ändå ett krav.
För större företag, där arbetsuppgifter är mer specialiserade och ledningen är mindre involverad i de dagliga processerna, är revisioner avgörande för att försäkra att verksamheten bedrivs enligt ledningens riktlinjer.
Mindre företag kan ändå ha nytta av internrevision för att identifiera förbättringsområden och hjälpa till att förbättra verksamhetens arbetssätt. Internrevision kan både synliggöra brister och bidra till att förbättra rutiner och processer.
Internrevision är dessutom ett krav för vissa förvaltningsmyndigheter enligt Internrevisionsförordningen.
För ISO-certifierade företag syftar internrevisionen till att identifiera avvikelser i ledningssystemet och möjliggöra förbättringar. Även icke-certifierade företag och organisationer kan dock dra nytta av denna typ av intern granskning för att förbättra verksamhetens arbetssätt.
Det finns olika former av revision som kan anpassas efter verksamhetens behov och arbetssätt, vilket gör internrevision till ett flexibelt verktyg för att förbättra och utveckla både företag och organisationer.