Vad är en internrevision?
Internrevision är en kritisk granskningsprocess utförd av kvalificerade medarbetare inom organisationen för att säkerställa att alla operativa och administrativa processer inte bara är effektiva utan också i linje med organisationens mål och regelverk.
En internrevision ger en direkt bild av hur verksamheten ser ut vid en specifik tidpunkt, men det är viktigt att komma ihåg att en sådan granskning inte visar hela sanningen. Syftet med internrevisionen är att ge ledningen möjlighet att hitta vägar till förbättring och effektivisering av arbetet och de mål som är upprättade. Det är ledningens verktyg för att kontrollera att verksamheten drivs enligt beslutade mål, ledningssystem och styrdokument.
Resultatet av en internrevision används som beslutsunderlag för ledningen och fungerar som ett viktigt verktyg för att hitta vägar till ständig förbättring och effektivisering av arbetet.
Varför genomförs internrevisioner?
Den viktigaste orsaken till att genomföra interna revisioner är att se över rutiner och processer för att sedan jämföra dem med hur de efterlevs i verksamheten. Syftet är att säkerställa att processer, rutiner och andra styrdokument fungerar som tänkt och, om nödvändigt, justera dem.
Internrevisioner hjälper organisationer att identifiera ineffektiviteter i sina processer, som onödiga steg i produktionskedjan eller brister i dokumentation. Detta möjliggör korrigering innan problem leder till större kostnader.
Internrevisioner är också viktiga för ledningen, eftersom resultaten används för att se till att verksamheten styrs enligt beslutade riktlinjer och för att driva det ständiga förbättringsarbetet.
För organisationer med krav på ISO-certifiering är frekventa internrevisioner nödvändiga. Dessa revisioner jämför systemets processer, rutiner och riktlinjer med faktiska förhållanden i verksamheten enligt ISO-kraven.
Organisationer med ledningssystem enligt följande standarder måste genomföra internrevisioner:
- ISO 9001 - Kvalitetsledningssystem
- ISO 14001 - Miljöledningssystem
- ISO 45001 - Arbetsmiljöledningssystem
- ISO 19011 - Vägledning för revisioner
Vem utför internrevisionen?
Många medarbetare besitter unik kunskap om verksamheten som externa revisorer saknar, vilket gör att internrevisioner ofta utförs av interna medarbetare.
Nackdelen med att använda interna medarbetare är risken för bristande objektivitet. För att minimera denna risk bör medarbetare från olika avdelningar och nivåer involveras i revisionen. Ett alternativ är att anlita externa specialister för att öka objektiviteten.
Internrevisorer bör ha gedigen erfarenhet av branschen och vara insatta i relevanta lagkrav och standarder. Certifieringar kan vara nödvändiga för att säkerställa att revisionerna utförs professionellt.
Hur kan en internrevision gå till?
Internrevisionen börjar med en granskning av dokumentation, exempelvis rutiner, policyer och protokoll. Internrevisorn intervjuar sedan ansvariga personer för det granskade området för att avgöra om verkligheten stämmer överens med dokumentationen.
Frågorna som ställs varierar beroende på de områden som granskas. Ett bättre resultat uppnås ofta om fokus ligger på förbättringar snarare än brister. Om ansvariga personer upplever att de blir kritiserade kan de gå i försvar, vilket försvårar identifiering av brister.
Vad händer efter internrevisionen?
Resultatet sammanfattas i en rapport som beskriver nuläget, eventuella avvikelser och rekommenderade åtgärder. För att maximera nyttan av revisionen är det viktigt att organisationens medarbetare är engagerad och förstår syftet med granskningen.
Andra aspekter att beakta
Större företag genomför oftare internrevisioner, eftersom de lägger stor vikt vid styrning och riskhantering. Mindre företag har ofta en mer direkt översikt av sina arbetsprocesser, men för ISO-certifierade verksamheter är internrevisioner ändå ett krav.
För större företag, där arbetsuppgifter är mer specialiserade och ledningen är mindre involverad i de dagliga processerna, är revisioner avgörande för att försäkra att verksamheten bedrivs enligt ledningens riktlinjer.
Mindre företag kan ändå ha nytta av internrevision för att identifiera förbättringsområden.
Internrevision är dessutom ett krav för vissa förvaltningsmyndigheter enligt Internrevisionsförordningen.
För ISO-certifierade företag syftar internrevisionen till att identifiera avvikelser i ledningssystemet och möjliggöra förbättringar. Även icke-certifierade företag kan dock dra nytta av denna typ av granskning.