Interna revisioner är en central del av en organisations kvalitets- och säkerhetsarbete. De hjälper till att identifiera brister och möjligheter till förbättring, vilket leder till en starkare och mer motståndskraftig verksamhet. Trots deras betydelse är det vanligt att stöta på problem under genomförandet av dessa revisioner.
I denna artikel diskuterar vi några av de vanligaste problemen och hur du kan lösa dem, med särskild hänsyn till standarder som ISO 9001, ISO 14001 och ISO 45001.
1. Otydliga mål och omfattning
Ett vanligt problem vid interna revisioner är att målen och omfattningen inte är tydligt definierade. Detta kan leda till ineffektiva revisioner som inte ger meningsfulla insikter.
Lösning: Det är avgörande att tydligt fastställa ambitionen och omfattningen för revisionen i förväg. Använd strukturer från exempelvis ISO 9001 för att säkerställa att alla involverade har en gemensam förståelse för vad som ska uppnås och hur resultaten ska användas.
2. Bristande kompetens hos revisionsteamet
Om revisionsteamet saknar nödvändig kunskap eller erfarenhet, kan detta resultera i att viktiga områden förbises eller att slutsatserna blir felaktiga.
Lösning: Säkra teamets kompetens genom utbildning och kontinuerlig utveckling. Att teamet förstår de standarder som är relevanta för organisationen, såsom ISO 14001 och ISO 45001, är avgörande för en framgångsrik revision. Kompetensutveckling kan inkludera allt från interna utbildningar till externa certifieringar.
3. Brist på objektivitet
Interna revisioner riskerar att bli ineffektiva om de utförs av personer som är för nära de processer de ska granska, vilket kan leda till partiskhet.
Lösning: För att bibehålla objektivitet kan du överväga att använda medarbetare från andra avdelningar som inte är direkt involverade i de granskade processerna. Detta bidrar till att minimera risken för jäv och ökar revisionens trovärdighet.
4. Dålig dokumentation och spårbarhet
Bristfällig dokumentation kan göra det svårt att följa upp och implementera förbättringar efter en revision.
Lösning: Implementera en dokumentationsprocess som säkerställer att alla viktiga detaljer fångas och enkelt kan spåras. Att följa riktlinjer från ISO 9001 kan vara ett effektivt sätt att säkerställa att dokumentationen är tillräcklig och spårbar, vilket underlättar framtida revisioner och uppföljningar.
Förbättra din interna revisionsprocess och uppfyll standardkrav
Interna revisioner är ett viktigt verktyg för att säkerställa att en organisation uppfyller både interna och externa krav, som de som specificeras i ISO 9001, ISO 14001 och ISO 45001. Genom att noggrant planera och genomföra revisioner, samt hantera de vanliga problemen som kan uppstå, kan din organisation uppnå kontinuerlig förbättring och stärka sin konkurrenskraft.
Vill du få bättre insikt och verktyg för att hantera interna revisioner? Prova Notisum gratis i 14 dagar och se hur tjänsten kan stödja din verksamhet i arbetet med att uppfylla viktiga standarder och föreskrifter.