Att förbereda sig inför en ISO-revision kan kännas överväldigande, men med rätt förberedelser kan processen bli både smidig och givande. ISO-revisionen är ett viktigt steg för att säkerställa att er verksamhet uppfyller de standarder och krav som krävs för certifiering inom områden som kvalitet (ISO 9001), miljö (ISO 14001) och arbetsmiljö (ISO 45001). Läs mer om hur en ISO-revision går till och vad som krävs.
1. Granska och uppdatera er dokumentation
Dokumentationen är central i en ISO-revision. Gå igenom era policyer, rutiner och processer för att säkerställa att de är aktuella och speglar verksamhetens arbetsmetoder. Ett verktyg för lagbevakning, som Notisum, kan också hjälpa till att hålla er uppdaterade om lagar och föreskrifter. En välorganiserad och uppdaterad dokumentation visar att ni tar ert ledningssystem och era certifieringar på allvar.
2. Utför en internrevision
Internrevisionen är ett viktigt verktyg för att säkerställa att allt fungerar som det ska innan den externa revisorn kommer på besök. En internrevision ger möjlighet att identifiera eventuella brister eller avvikelser i förväg. När ni har identifierat avvikelser är det bra att skapa en åtgärdsplan där ni dokumenterar vilka förbättringar som krävs och vem som ansvarar för uppföljningen. Ett lagbevakningsverktyg kan även användas för att effektivisera internrevisionen och säkerställa att ni efterlever alla aktuella lagkrav.
3. Säkerställ lagefterlevnad
En av de mest kritiska delarna i ISO-revisionen är lagefterlevnad. Notisum erbjuder en funktion för lagefterlevnadskontroll där ni enkelt kan hålla koll på att alla relevanta lagar följs. Att involvera flera avdelningar och ansvariga i denna process är ofta klokt, eftersom det skapar en mer robust struktur för att säkerställa efterlevnad. Att kontinuerligt arbeta med lagefterlevnad minskar risken för framtida problem och stärker verksamhetens riskhantering.
4. Förbered personalen
För en framgångsrik revision är det viktigt att personalen är informerad och förberedd. Det kan vara bra att hålla informationsmöten för att förklara revisionens syfte och hur den påverkar verksamheten. Att gå igenom vanliga frågor som revisorn kan tänkas ställa bidrar till att öka tryggheten bland medarbetarna. När alla förstår sin roll och sitt ansvar underlättas revisionsprocessen.
5. Arbeta med ständiga förbättringar
En ISO-certifiering bygger på kontinuerlig förbättring. Genom att utvärdera tidigare revisioner och identifiera områden som kan förbättras skapar ni en starkare och mer anpassningsbar organisation. Notisum kan stötta er i detta arbete genom att ni får löpande uppdateringar om relevanta lagändringar, vilket gör att ni kan agera snabbt när något påverkar er verksamhet. Samtidigt ger det en god översikt över företagets efterlevnad och lagbevakning.