Arbetsmiljöverkets regelförnyelse och hur den hanteras i Notisum

Information kring arbetsmiljöverkets regelförnyelse

I slutet av 2023 presenterade Arbetsmiljöverket sina 15 nya föreskrifter som ska ersätta de 67 befintliga. Anledningen till denna omfattande revision är att Arbetsmiljöverket har tagit fram en ny struktur med syfte att uppnå en bättre överblick hur föreskrifterna är relaterade till varandra, samt en ökad tydlighet för vem de olika föreskrifterna gäller. Dessutom har de även gjort språkliga förändringar för att det ska bli lättare att förstå föreskrifterna.

Om ni vill läsa mer om de nya reglerna och bakgrunden till förändringarna kan ni besöka Arbetsmiljöverkets webbsida. Där finns detaljerad information om den nya regelstrukturen och vad den innebär.

Följ denna länk för att läsa mer: Arbetsmiljöverkets nya regelstruktur

Hur hanteras denna förändring i Notisum?

I laglistorna är de gamla AFSarna markerade med röd text, och ni kvitterar detta genom att klicka på "Granska ändring" och sedan "Kvittera ändring".

Ersätt därefter det upphävda dokumentet genom att klicka på "Lägg till ersättande dokument" och där efter "Lägg till". Då kopieras även er egen information, samt länkar och tilldelningar av kopplade grupper och användare.

Ett enkelt sätt att hitta de upphävda författningarna är att filtrera ut dessa med "listvyn", och sedan "lista upphävda", uppe till höger på er laglista . Då ser ni endast de dokument som är upphävda och ska erstättas.

En skillnad från den vanliga funktionen är att i vissa fall ersätts en upphävd AFS med flera föreskrifter och bilagor. Notisum kommer i dessa fall att ge er ett rekommenderat förslag på ersättande föreskrifter, men ni har möjlighet att själva välja vilka dokument ni vill lägga till.

För att underlätta processen har vi spelat in ett webinar som både förklarar den nya regelstrukturen och i detalj visar hur man hanterar de nya dokumenten i laglistan.

Frågor och svar

Vi har under vårt webbinarium och till kundsupporten fått många frågor både kring regelförändringen i allmänhet och hur ni som kunder får stöd från Notisum och systemet.

Vi har här nedan sammanställt de vanligaste frågorna och svaren fördelat på olika områden.

Ersätta de gamla dokumenten i laglistan

Kommer Notisum ge förslag på vilka AFSar som vi ska lägga till?
Ja, varje dokument har ett eller flera förslag på ersättande dokument enligt Arbetsmiljöverkets nyckel.
Vad händer med våra egna kommentarer?
All kolumntext, länkar och eventuell tilldelning följer automatiskt med till det ersättande dokumentet.
Måste man lägga till hela AFSen om man skapar en helt ny laglista?
Nej. Efter att du lagt till den nya AFSen så kan du klicka på "Visa utökade inställningar" (symbolen med de tre kugghjulen). Längst ner på den sidan kan du nu välja vilka kapitel som ska vara med.
De nya föreskrifterna är väldigt stora, bör man lägga till hela eller olika kapitel?
Vår rekommendation är att separat lägga till varje kapitel som berör verksamheten. Systemet kommer att ge er förslag utifrån de AFSar som ni har i er laglista idag.
Hur gör man om man vill ha med alla kapitel i en ny AFS, men där endast några kapitel ligger med som förslag?
Efter att du lagt till den nya författningen, klicka på "Visa utökade inställningar" (symbolen med de tre kugghulen). Längst ner på den sida kan du nu välja vilka kapitel som ska vara med.
Hur gör man om man vill ha kolumntexterna från flera äldre, in i en ny?
Det finns inget enklare sätt än att klippa och klistra.
Uppskattningsvis, hur lång tid kommer det ta att ersätta de upphävda?
Det beror på hur mycket ni behöver anpassa era kolumntexter. Att bara ersätta de gamla dokumenten med nya tar under en timme.

Lagefterlevnadskontroll (LEK)

Hur ska man tänka angående Lagefterlevnadskontroll?
Avsluta alla pågående LEKar innan ni lägger till de nya AFSarna.
Vad händer med de eventuella avvikelser som finns i tidigare LEKar?
Ni behöver avsluta pågående LEK innan ni kan ta bort ett upphävt lagkrav.
Alla rapporter på gamla LEKar finns kvar.
Kommer LEK frågor som Notisum gör (under glödlampan) finnas i den nya strukturen?
Det införs löpande under första kvartalet 2025.
Vad behöver vi kontrollera i våra gamla LEK-frågor?
De egna LEK-frågorna följer med över till den nya AFSen och ni behöver kontrollera att de fortfarande är relevanta.

Innehåll

Var i den nya strukturen hittar man de allmänna råden?
I de nya föreskrifterna finns de allmänna råden direkt efter de paragrafer de tillhör.
Vad innebär Paragrafnyckeln och hur använder man den?
Paragrafnyckeln finns på Arbetsmiljöverkets hemsida (www.av.se) och ska användas som hjälp att se var paragraferna i de nuvarande föreskrifterna har hamnat i de 15 nya föreskrifterna.

Om man i paragrafnyckeln söker på namnet på nuvarande föreskrift får man fram var bestämmelserna finns i den nya strukturen. I sökresultatet visas klickbara länkar till de nya föreskrifterna.
Kan man anlita Notisum för att hantera övergången?
Funktionen vi utvecklat i systemet kommer hjälpa er med detta. Självklart bistår vi alltid med support kring systemet om ni behöver stöd.