Kvalitetsledningssystem

Testa gratis här!

Om kvalitetsledningssystem

Ett kvalitetsledningssystem är ett komplett stöd till ett systematiskt kvalitetsarbete. Det är ett verktyg som hjälper både verksamheter och organisationer att hitta nya förbättringsförslag och nå nya mål. Viktigt att ha med sig är att det är ett pågående och kontinuerligt arbete att arbeta med verksamhetens kvalitetsledningssystem.  

Vad är ett kvalitetsledningssystem?

Ett kvalitetsledningssystem är ett stöd som är framtaget för att systematiskt främja och kontinuerligt utveckla, följa upp och säkra kvaliteten i verksamhetens arbete. Ett kvalitetsledningssystem gör det möjligt för ledningen att styra verksamheten så att rätt sak görs vid rätt tillfälle, samtidigt som förbättringsförslag fångas upp och kontinuerlig återkoppling sker.   

Det är ett verktyg för företag och organisationer att säkerställa sig att deras produkter och tjänster lever upp till de kvalitetskrav som ställs på dem. Med hjälp utav att dokumentera arbetsprocesserna och diverse mål kan företag och organisationer kartlägga de brister som finns i verksamheten och därmed förbättra dessa områden. Brister kan vara till exempel krångliga strukturer, arbetsprocesser som direkt motsäger sig företagets vision och övergripande mål eller dubbelarbete. Sådana brister kan vara direkt skadliga för verksamhetens kvalitetsstämpel hos kunder och i samarbete med intressenter.

Kvalitetsledningssystem kan också enkelt beskrivas som ett verktyg som används för att hålla i ordning samt få en bättre överblick på alla aktiviteter som pågår inom sin organisation eller verksamhet. Genom att på detta sätt sammankoppla alla aktuella aktiviteter blir det mer enkelt att styra mot rätt mål. Under arbetets gång behövs det ständigt tillsättas resurser samtidigt som det finns en kontinuerlig utvärdering kring verksamhetens arbete. Det är ett arbetssätt som hjälper organisationer och andra verksamheter att arbeta kontinuerligt med sitt förbättringsarbete och frekvent genomföra analys och rapportering. 

Hur fungerar ett kvalitetsledningssystem?

I praktiken kan ett kvalitetsledningssystem för en organisations kvalitetsarbete bestå av några enkla och informativa checklistor samt några styrdokument för dokumentation av organisationens alla processer. Det kan lika väl bestå av gemensamma digitala dokument eller verktyg som agerar stöd till att sammanställa all aktuell data. 

Vad är kvalitet?

Kvalitet kan vara olika beroende på om det är kunder eller intressenter som definierar det. Samtidigt reglerar olika lagar och andra interna strategier, såsom till exempel miljömål, hur kvalitet kan definieras och förverkligas. Ett kvalitetsledningssystem ska även ta höjd för vilka resurser som finns då det i grund och botten handlar om att ett sådant system bör sträva efter att säkra möjligheten till både tillväxt och ökad vinst. En mer kostnadseffektiv verksamheten är mer intressant för intressenter som är villiga att investera i företaget. Det är viktigt att förstå att kvalitet är en betydelsefull faktor för verksamhetens lönsamhet. Dålig kvalitet kommer i slutändan att ge negativa resultat. Ett kvalitetsledningssystem gör även företaget eller organisationen mindre beroende av specifika personer i verksamheten då arbetsprocesserna blir mer transparenta och det blir lättare att flytta arbetsuppgifter från en avdelning till en annan. Det blir även mycket lättare att lära upp nya medarbetare

Är ett kvalitetsledningssystem nödvändigt?

Samtliga organisationer och verksamheter är alltid behov av ett förbättringsarbete. Med hjälp av ett kvalitetsledningssystem kan ett resultat visas som tyder på att kvaliteten har förbättrats inom organisationen eller verksamheten. För att mer konkret visa hur ens verksamhet har ett förbättrat resultat så behövs följande:

  • Siffror från föregående år att jämföra med  
  • En process för att hantera all information
  • Ett system för att dokumentera ert kvalitetsförbättringsarbete

Vad som bör ingå i ett kvalitetsledningssystem

Vid grunden och planeringen av organisationens framtida kvalitetsledningssystem är det värdefullt att funder över vilka processer som ska ingå i vårt kvalitetsledningssystem, vilken detaljnivå ska vår dokumentation ligga på, nedbrytning av delprocesser samt hur aktiviteter och rutiner ska se ut?  

Det är en god idé att utgå från följande punkter: 

  • Lagar och föreskrifter 
  • Certifieringar och krav från olika intressenter
  • Avtal och överenskommelser
  • Brukares behov

Ett kvalitetsledningssystem bygger på och handlar om själva innehållet. Eftersom ett kvalitetsledningssystem fungerar som ett viktigt stöd för organisationen eller verksamheten, kan det bestå av allt ifrån: styrdokument och checklistor, post-its eller word- och excel dokument. Huvudsaken är att all förbättringsarbete inom organisationen eller verksamheten sker frekvent och dokumenteras kontinuerligt. 

Att genomgå en certifiering inom kvalitet kan vara ett krav från både kunder och intressenter. För dem kan det ses som ett kvitto på att verksamheten mår och fungerar bra och ifall det är en god investering att samarbeta med företaget eller organisationen. Ett exempel på ett kvalitetsledningssystem är ISO 9000. Vanligtvis krävs det då att man genomgår en revision för att bli certifierad för ett visst kvalitetsledningssystem.